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Kein Chaos mehr im Posteingang.
Die deutsche Fahrlehrerversicherung hat täglich mit Unmengen von Post zu tun. Bei rund 380.000 Versicherungsverträgen steigt die Menge an Dokumenten und Informationen rasant und parallel wird die rasche und einfache Findung geschäftsrelevanter Informationen immer schwieriger.
Um diese Informationsflut zu strukturieren und einen digitalen Versicherungsakt aufzubauen, entschloss man sich zur Zusammenarbeit mit Raber+Märcker, einem Unternehmen der Konica Minolta Gruppe.
7,7 Millionen Dokumente im Postausgang
Gestartet wurde mit dem Postausgang der Fahrlehrerversicherung. Jedes verschickte Dokument, wie etwa Rechnungen oder Policen wurde genauso wie alte Papierdokumente elektronisch archiviert. Allein hier kamen rund 7,7 Millionen Dokumente zusammen. Ein wichti¬ger Bestandteil der Kundenakte, die einge¬henden Dokumente, lag aber weiterhin nur in Papierform vor.
In einem zweiten Schritt folgt nun die Digitalisierung des Postein¬gangs, dazu musste im Vorfeld geklärt werden: Welche Dokumentarten treffen im Unternehmen auf welchem Weg ein? Wer soll diese erhalten und bear¬beiten? Wie werden die Dokumente dann weiterverarbeitet? Auf dieser Basis wurde sodann ein entsprechendes Konzept erstellt.
Digitalisierung des Postein¬gangs
In der Zentrale der Fahrlehrerversicherung treffen per Fax, Brief oder E-Mail Informationen zu Adressänderungen, Meldungen über neue Fahrzeuge und Schäden, Wechsel von Teil- zu Vollkasko und manchmal auch Beschwer¬den ein. Zusätzlich zu dieser „normalen“ Korrespondenz kommen im Schadens- und Leistungsbereich weitere Dokumentarten wie etwa Gutachten oder Bilder hinzu.
Alle Eingangsdokumente müssen in die elektronische Kundenakte einsortiert wer-den. Dazu wurden vorab Prototypen erstellt, welche Dokumente wohin fließen sollen und wie die Schadenakte organisiert sein muss. Die Fachabteilungen haben dann geprüft, ob dieses System auch in der Praxis Sinn macht, anschließend wurde es programmiert.
Basis für schnelle und effiziente Organisation
Heute nun wird die eingehende Post digital erfasst, automatisch ausgelesen und exakt jenem Sachbearbeiter zugestellt, für den sie bestimmt ist. Die Mitarbeiter können dann gleich mit der Bearbeitung beginnen. Dabei spielt es keine Rolle, wo sie sich befinden: Im Krankheits- oder Urlaubsfall sorgen Weiterleitungsregeln für eine rasche Bearbeitung durch die nächste Instanz.
Ergebnis ist, dass das Versicherungsunternehmen nun dank der digitalisierten Post schneller und effizienter arbeiten kann als früher. Alle Sachbearbeiter können von jedem Arbeitsplatz auf die Akten jedes Versicher¬ten einsehen und diese vor allem auch einfach finden. Aussagen wie „Ich kann Ihnen nicht helfen, weil gerade die Akte nicht bei der Hand ist“ gibt es heute nicht mehr.
Zufriedene Kunden und Mitarbeiter
Kunden werden nunmehr schneller und besser bedient, die Kundenzufriedenheit ist entsprechend gestiegen und das wirkt sich auch auf den Geschäftserfolg aus. Die Notwendigkeit der Digitalisierung der Post mit den für Unternehmen bedeutenden Resultaten, hebt auch Johannes Bischof, Geschäftsführer Konica Minolta Business Solutions Österreich und Deutschland, hervor: „Die generelle Verbesserung der Geschäftsprozesse ist mit der Optimierung der eingehenden Post eng verbunden.
Bischof betont: „Ob Briefpost, Fax oder E-Mail – der Posteingang ist von zentraler Bedeutung, da hier eine Vielzahl von Verwaltungsprozessen initiiert wird. Die Digitalisierung des Posteingangs ist die Basis für eine schnellere und effizientere Organisation und somit ein Wettbewerbsvorteil, den heute jedes Unternehmen nur allzu gut brauchen kann.“
