Technologie

Den Druck im Griff

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Noch nie wurde in Klein- und Mittelbetrieben so viel kopiert und gedruckt wie heute. Das Sparpotenzial in diesem Bereich ist enorm. Zudem wird es immer wichtiger, interne Kostenwahrheit herzustellen – durchdachte Accountinglösungen helfen dabei.

Die Zeiten, als Drucker simple Ausgabegeräte waren, sind vorbei. Die Multifunktionssysteme (MFP) können immer mehr, und sie verwachsen immer stärker mit dem Unternehmensnetzwerk. Häufig stellen sie den ersten und letzten Punkt dar, den ein Dokument im Unternehmensworkflow durchläuft – am Anfang bei der Digitalisierung und dann wieder bei der endgültigen Ausgabe auf Papier. Das erfordert gut geplante Gesamtlösungen.
So ein umfassender Ansatz beinhaltet unter anderem ein Abrechnungssystem, automatisiertes Reporting und Sicherheitsvorkehrungen. In Österreich startete die SCA, einer der größten europäischen Papier- und Verpackungsproduzenten, ein Pilotprojekt für eine Accountinglösung, das nach und nach auf weitere Länder ausgerollt werden soll. Ziel war, alle Druck- und Kopierkosten automatisiert Mitarbeitern und Kostenstellen zuzuordnen, um sie intern einfach weiterverrechnen zu können.

Automatische Reports
Nun werden bei SCA alle Druckaufträge intern seitengenau abgerechnet. Der Mitarbeiter muss sich über seine Karte authentifizieren und eine Kostenstelle angeben. Dazu werden weitere Informationen gesammelt werden, wie etwa die Anzahl der Schwarz-Weiß- oder Farbdrucke, die Größe der Dokumente und ob diese ein- oder zweiseitig bedruckt werden. Auf Basis dieser Informationen werden automatisch monatliche Reports erstellt. Das bedeutet eine wesentliche Zeitersparnis gegenüber den früheren händischen Auswertungen.
Damit vertrauliche Informationen nicht in unbefugte Hände gelangen, werden eingescannte Dokumente ausschließlich an die persönliche Mailbox des angemeldeten Benutzers gesendet. Dadurch besteht eine vollständige Kontrolle über die ausgehenden Scans. Alle Vorgänge im MFP werden dabei aufgezeichnet und können nachverfolgt werden. So wird mit der Lösung von Konica Minolta nicht nur kaufmännischen, sondern auch sicherheitstechnischen Überlegungen Rechnung getragen.