Technologie

Aktuelle Trends im Büroalltag

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Über digitalisierte Dokumenteninhalte, die Verwendung von Metadaten und neue Kommunikationsmedien.

Seit Jahren geistert die Idee des „Paperless Office“, des papierlosen Büros, umher. Aber nicht das Papier an sich ist der Feind aller Produktivität und Auslöser verzweifelter Suche „in den Akten“ und „im Archiv“. Vielmehr ist es der Versuch, es in einer vorgegebenen Ordnung über längere Zeiträume aufzubewahren und nach Möglichkeit bei Bedarf wiederzufinden.

Weg von alten Gewohnheiten
Genau hier setzt die Idee eines „Puncherless Office“, eines Büros ohne Locher, an, das Markus D. Hartbauer, Chief Solutions Architect von SER Solutions Österreich, beschreibt: „Gelochte Seiten sind die Voraussetzung, um Belege ablegen zu können. Entfernen wir alle Locher aus den Büros, bleibt den Mitarbeitern nur eine sinnvolle Möglichkeit: Das Papier wird unmittelbar nach Kenntnisnahme oder Bearbeitung digitalisiert. Ausdrucken, bearbeiten, scannen, digital speichern: Das ist der Königsweg, um sowohl die haptischen Gewohnheiten der Mitarbeiter zu befriedigen als auch moderne, digitale Content Repositories zu schaffen.“
Als klaren Trend sieht Hartbauer generell die Ablöse exogener Strukturen, seien es Papierablagen oder Dateiordner in Software-Programmen, durch die Verwendung von beschreibenden Informationen (sogenannten Metadaten) für die Informationsobjekte: „Die Bildung exogener Strukturen und Einordnung der Dokumente in dieselben erfolgt nicht mehr vorab oder zum Zeitpunkt der Ablage. Die Hierarchien werden vielmehr flexibel zu dem Zeitpunkt gebildet, zu dem sie benötigt werden.“ Die Bildung dieser flexiblen Ansichten ermöglicht die Neuordnung bestehender Informationsobjekte nach neuen Anforderungen, egal ob diese heute schon bekannt sind oder nicht.
Ein weiterer Trend geht laut Hartbauer in Richtung Medienproliferation, also der Vermehrung der Arten von Medien, mit denen schriftlich kommuniziert wird. Ein großer Teil der Kommunikation wird heute beispielsweise über Instant Messaging abgewickelt. Mächtige neue Medien wie Google Wave, das die E-Mail-Flut signifikant reduzieren wird, stehen am Start.
2010 werden sich IT-Departments daher verstärkt mit der Frage beschäftigen müssen, wie sie geschäftsrelevante Inhalte, die über neue Kommunikationsmedien laufen, erfassen und
diese dauerhaft speichern und reproduzieren können.